Rechnungsvorlagen
Musterrechnungen für dein Einzelunternehmen
Früher oder später stellt sich in der Selbständigkeit die Frage, wie man eigentlich Rechnungen richtig schreibt. Deshalb habe ich für dich eine Sammlung von Musterrechnungen gemacht, die du dir zur Orientierung anschauen kannst. Optisch können deine Rechnungen ausschauen, wie sie dir gefallen. Solange sie die erforderlichen Rechnungsmerkmale aufweisen, ist alles erlaubt.
Was du beim Rechnungen-schreiben wissen solltest
WIE LÄUFT DAS MIT DEN RECHNUNGEN IN DER PRAXIS AB?
- Wenn deine Kund*innen selbst Unternehmer*innen sind, musst du ihnen eine Rechnung gemäß den rechtlichen Vorschriften ausstellen. Dafür gibt’s die Musterrechnungen, die du dir bei mir kostenlos holen kannst.
- Sind deine Kund*innen Privatpersonen, dann kommt es darauf an, wann bzw. wie du von ihnen bezahlt werden möchtest.
Privatperson zahlt bar
Deine Kund*innen kommen zu dir ins Büro/ in die Praxis/ ins Studio/ in die Werkstatt und konsumieren dort deine Leistung bzw. kaufen dir dort etwas ab. Dein*e Kund*in zahlt bar und du stellst einen Zahlungsbeleg aus. Das machst du entweder über deine Registrierkasse (mit oder ohne verbundenem Bankomat-System) oder ganz old school mit einem Kassaeingangsblock.
Deine Registrierkasse spuckt einen Zahlungsbeleg aus, den du dann deiner Kundschaft mitgibst oder digital zur Verfügung stellst. Und du brauchst eine digitale Abspeicherung des Beleges. Fertig.
Bei der analogen Vorgehensweise mit dem Kassablock, musst du einfach den Vordruck des Kassablocks ausfüllen. So ein Kassablock hat im Regelfall 3 Durchschläge. Das Original geht an deine Kund*innen, der erste Durchschlag kommt in deine Buchhaltung. Und der dritte Durchschlag bleibt unbedingt im Kassablock! Wichtig ist auch, dass du nicht einfach Blätter aus dem Kassablock herausreißt. Wenn du einen Fehler beim Ausfüllen machst, streiche den Beleg einfach einmal durch und vermerke, dass du einen Fehler gemacht hast. Dann füllst du einfach einen neuen Beleg mit einer neuen fortlaufenden Nummer aus.
So ein Beleg aus dem Kassaeingangsblock heißt „Paragon“. Das Wort wird dir wahrscheinlich bei deiner Steuerberatung unterkommen.
Bitte beachte, dass wir in Österreich bei Bareinnahmen eine Belegerteilungspflicht haben. Und zwar unabhängig davon, ob du eine Registrierkasse hast oder nicht.
Privatperson zahlt mit Rechnung
Wenn du von deinen Kund*innen kein Bargeld nimmst und ihnen somit keine Zahlungsbestätigung geben kannst, dann schreibst du ihnen eine Rechnung. Du musst ihnen ja auf irgendeine Weise mitteilen, wie viel sie dir zu zahlen haben und auf welches Konto sie überweisen sollen. Außerdem brauchst du für deine ordentliche Buchhaltung einen Beleg.
In dem Fall wirst du deinen Kund*innen eine Rechnung mitgeben oder per (digitaler) Post eine Rechnung zukommen lassen. Beim Schreiben dieser Rechnung kannst du dich auch an meine Rechnungsvorlagen halten. Zumindest aber sollte deine Rechnung die Mindestinhalte aufweisen, die auch auf einem Kassenblock stehen würden. Das sind
- die eindeutige Bezeichnung des liefernden/ leistenden Unternehmens,
- eine fortlaufende Nummer, die nur einmalig vergeben wird,
- der Tag der Belegausstellung,
- die Menge und handelsübliche Bezeichnung der Produkte oder Art und Umfang deiner Dienstleistungen,
- der Gesamtbetrag der Barzahlung.
Erfordernisse einer Rechnung in Österreich
- Name & Adresse des leistenden Unternehmens & UID-Nummer
- Name & Adresse des empfangenden Unternehmens & UID-Nummer des Empfängers bei Rechnungen über € 10.000
- Rechnungsdatum
- fortlaufende Rechnugsnummer
- Menge & handelsübliche Bezeichnung der Waren bzw. Art & Umfang der Leistung
- Liefer-/Leistungszeitpunkt bzw. -zeitraum
- Entgelt & Steuerbetrag & Steuersatz (oder Hinweis auf USt-Befreiung)
Laufende Rechnungsnummer, ordentliche Buchhaltung & Co – warum ist das so wichtig?
In der Praxis sehe ich leider immer wieder, dass nicht genug Aufmerksamkeit auf die „einmalige Vergabe einer laufenden Rechnungsnummer“ gelegt wird. Oder, dass fehlerhaft ausgestellte Rechnungen nicht korrekt storniert und neu ausgestellt werden. Dann schwirren verschiedene Versionen einer Rechnung herum und das darf bitte nicht sein. Die Buchhaltung ist ordentlich und leicht nachvollziehbar zu machen. Einen Fehler bei der Rechnungslegung zu machen, ist kein Weltuntergang. Das passiert schon einmal. Aber dann muss der Fehler bitte korrekt und transparent korrigiert werden. Wenn du dich da nicht gut auskennst, frag einfach bei deiner steuerlichen Vertretung nach. Die gibt dir sicher gerne Auskunft. Bitte fang auf keinen Fall an, mit einem Korrekturroller, einem Edding oder ähnlichem auf deinen Rechnungen herumzustreichen, um den Fehler unleserlich zu machen bzw. zu korrigieren.
Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, ist es noch viel wichtiger, deine Rechnungen und Rechnungskorrekturen in Ordnung zu haben. Du schuldest die Umsatzsteuer nämlich laut Rechnungslegung. Was das bedeutet? Nun, nehmen wir einmal an, du stellst eine Rechnung (natürlich mit Umsatzsteuer) und kommst nach einiger Zeit drauf, dass dir ein Fehler passiert ist. Dann schreibst du eine neue, fehlerfreie Rechnung (natürlich steht hier wieder die Umsatzsteuer drauf). Wenn du aber nun die ursprünglich fehlerhafte Rechnung nicht korrekt stornierst, dann schuldest du die Umsatzsteuer beider Rechnungen. Weil du eben die Umsatzsteuer laut Rechnungslegung schuldest. Erkundige dich also, was deine Rechnungslegung betrifft, lieber einmal mehr als zu wenig.
Ich persönlich nummeriere alle meine Rechnungen fortlaufend, auch wenn für bestimmte Rechnungen (z.B. Kleinbetragsrechnungen) die Nummerierung entfallen kann. Das würde mir aber ganz schnell zu unübersichtlich werden. Ich habe eine Rechnungsvorlage, die ich immer verwende. Egal, ob mein*e Kund*innen Unternehmer*innen sind oder Privatpersonen und egal wie hoch der Rechnungsbetrag ist. Von mir bekommt jede*r sozusagen die „Vollversion“.
Was die Rechnungslegung und die Buchhaltung betrifft, plädiere ich immer für höchste Ordnung und Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsfälle. Das gibt nicht nur dir mehr Übersicht, sondern auch deiner steuerlichen Vertretung und schlussendlich auch dem Finanzamt, falls einmal eine Prüfung deiner Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ansteht. Und – eine ordentliche Buchhaltung erspart dir und deinem Steuerberater/ deiner Steuerberaterin spätestens beim Erstellen der Einkommensteuererklärung auch viel Zeit und Nerven. 😅
Falls du Paragons (Belege aus dem Kassaeingangsblock) bei Barzahlung ausstellst, achte darauf, dass auch diese ordentlich nummeriert sind. Diese Barbelege haben ihren eigenen Rechnungskreis. Du beginnst sowohl bei der Nummerierung deiner Rechnungen mit der Nummer 1 als auch bei der Nummerierung deiner Barbelege.
Bitte beachte, dass hier alle Informationen vereinfacht wiedergegeben sind. Es gibt immer viele „Wenns“, „Abers“ und „Auchs“ bei rechtlichen Regelungen. Also lass dich bei der korrekten Rechnungslegung für dein Unternehmen bitte immer von deiner steuerlichen Vertretung beraten.
So, jetzt aber zu den Musterrechnungen, die ich dir versprochen hab. Welche ist für dich die richtige? Grundsätzlich unterscheide bitte, ob du Kleinunternehmerin bist oder nicht. Du bist Kleinunternehmerin, wenn deine Jahreseinnahmen nicht über 35.000 Euro (Stand 2024) liegen und du aus diesem Grund von der Umsatzsteuer befreit bist. In dem Fall schau dir bitte einmal nur die Vorlagen an, die die Kleinunternehmerschaft betreffen. Ob du Kleinunternehmerin bist, hast du sicher schon mit deiner steuerlichen Vertretung geklärt. Wenn du dich da noch nicht gut auskennst, schreib mit einfach kurz ein E-Mail und wir können die Verwirrung sicher ganz schnell auflösen.
Wenn du der „Regelbesteuerung“ unterliegst (=deine Jahreseinnahmen die Grenze von 35.000 Euro (Stand 2024) übersteigen oder du freiwillig auf die Umsatzsteuerbefreiung verzichtest) und somit Umsatzsteuer verrechnen musst, dann schau dir bitte die Vorlagen mit dem Zusatz „Umsatzsteuerpflicht“ an.
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Wenn du bei Thema „Rechnungslegung“ weiterlesen willst, kann ich dir – wie immer – das Unternehmensservice Portal des Bundesministeriums für Finanzen wärmstens ans Herz legen.