Unternehmen gründen als Neue Selbständige in Österreich

Schritt für Schritt durch den Behördendschungel
Stand: Jänner 2023

Welche Tätigkeiten fallen unter die Neue Selbständigkeit?

Zunächst solltest du klären, ob du für die selbständige Tätigkeit, die du anstrebst, auch tatsächlich eine Neue Selbständigkeit ist oder nicht. Von „Neuer Selbständigkeit“ spricht man, wenn für die jeweilige selbständige Tätigkeit kein Gewerbe angemeldet werden muss. Das sind also alle Tätigkeiten, die nicht in der österreichischen Gewerbeordnung geregelt werden bzw. ausdrücklich von ihr ausgenommen sind. Immer wieder merke ich, dass die Neue Selbständigkeit mit den „freien Gewerben“ verwechselt wird. Pass da bitte auf. Freie Gewerbe sind in der Gewerbeordnung geregelt und sind beim Gewerbeamt anzumelden. Die bundeseinheitliche Liste der freien Gewerbe zählt alle freien Gewerbe auf, die es in Österreich gibt. Solltest du jetzt draufkommen, dass du gar keine Neue Selbständige bist, sondern ein freies Gewerbe anmelden musst, hüpf rüber in meinen Artikel „Gründen als Gewerbetreibende in Österreich“ und lies dort weiter. Bei der genauen gewerberechtlichen Abklärung hilft dir entweder die Wirtschaftskammer deines Bundeslandes oder das Gewerbeamt.

Schauen wir jetzt aber zu einigen der typischen selbständigen Tätigkeiten, die unter die Neue Selbständigkeit fallen. Das sind u.a. selbständige Trainerinnen, Vortragende, Yogalehrerinnen, Freie Rednerinnen, Moderatorinnen, Künstlerinnen (Musikerinnen, Schauspielerinnen, Sängerinnen), Psychologinnen, Psychotherapeutinnen, Hebammen, Physiotherapeutinnen, Autorinnen, Journalistinnen, Bloggerinnen (Achtung hier bestehen Mischformen! Das Thema „Selbständig machen als Blogger in Österreich“ hat die liebe Ines von „Ines Fritz – Content-Marketing & Bloggen“ sehr ausführlich behandelt. Für alles rund ums Blogger-Business schau in ihren Artikel rein. Und gerade als Content Creator gilt: Kläre bitte ganz genau mit der Wirtschaftskammer deines Bundeslandes ab, ob und welches Gewerbe du anmelden musst.)

Da du als Neue Selbständige kein Gewerbe anmelden musst, ersparst du dir also den Weg zum Gewerbeamt. Es bedeutet aber auch, dass du kein Mitglied der Wirtschaftskammer bist. Du kannst also die Leistungen (z.B. Gründerservice, diverse Beratungsleistungen, Workshops) der Wirtschaftskammer deines Bundeslandes nicht in Anspruch nehmen, denn die WKO ist die Interessensvertretung der Unternehmen, die der Gewerbeordnung unterliegen. Dafür zahlst du als Neue Selbständige aber auch keine jährliche Grundumlage an die Wirtschaftskammer.

Schritt 2 – Betriebseröffnung beim Finanzamt

Wenn du grundsätzlich nachlesen willst, ob du zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung verpflichtet bist, kann ich dir die Informationen des Unternehmensservice Portals des Bundesministeriums für Finanzen empfehlen.

Umsatzsteuer – Kleinunternehmerin oder nicht?

Die Umsatzsteuer ist eine Steuer, die grundsätzlich die Verbraucher*innen zahlen müssen. Du als Unternehmerin musst deinen Kund*innen auf alle deine Lieferungen und/oder Leistungen die Umsatzsteuer verrechnen und für das Finanzamt einheben. Danach musst du die eingehobenen Steuerbeträge an das Finanzamt abliefern. Das machst du mittels sogenannter Umsatzsteuervoranmeldungen, die du bis zu einem Umsatz von 100.000 Euro quartalsweise abgeben musst. Bei einem Umsatz darüber hinaus, machst du diese Voranmeldung dann monatlich.

Startest du als Kleinunternehmerin in deine Selbständigkeit? Das bedeutet, dass deine Lieferungen und/oder Leistungen von der Umsatzsteuer befreit sind. Kleinunternehmerin bist du, wenn deine Umsätze (=Einnahmen) die Jahresgrenze von 35.000 Euro nicht übersteigen. Wenn du unter dieser Grenze bleibst, brauchst du deinen Kund*innen keine Umsatzsteuer zu verrechnen und somit auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abliefern.

Schritt 3 – Versicherungsanmeldung bei der Sozialversicherung der Selbständigen (SVS)

Versicherungsgrenze für Neue Selbständige

Mit deiner Versicherungsanmeldung kannst du auch bekannt geben, ob die erwarteten Einkünfte aus deiner Selbständigkeit die Versicherungsgrenze von 6.010,92 Euro im Jahr (Wert Jahr 2023) übersteigen oder nicht. Wenn nicht, bist du als Neue Selbständige in der SVS nicht pflichtversichert. Du musst also keine Versicherungsbeiträge zahlen. Dann wirst du bei der SVS zwar als Neue Selbständige geführt, bekommst aber keine Beitragsvorschreibungen. Das gilt bis zu dem Zeitpunkt, in dem du die Versicherungsgrenze übersteigst. Das heißt aber eben auch, dass du in dem Fall über die SVS keinen Versicherungsschutz hast.
Diesen Fall gibt es häufig, wenn noch ein Angestelltenverhältnis besteht und man einmal „klein“ in die Selbständigkeit starten möchte. Der Versicherungsschutz ist durch das Angestelltenverhältnis gegeben und man schaut einfach einmal, wie sich die Selbständigkeit entwickeln darf.
Achte aber bitte auf deinen Versicherungsschutz, falls du dich in keinem Angestelltenverhältnis befindest. Dann kannst du dich vielleicht bei deinem Partner/ deiner Partnerin mitversichern oder – wenn du keine andere Versicherungsmöglichkeit hast – kannst du das „Opt In“ bei der SVS wählen. Du optierst also freiwillig in die Krankenversicherung und die Unfallversicherung. In diesem Fall bezahlst du also Beiträge, auch wenn deine Einkünfte unter der Versicherungsgrenze liegen – ganz einfach, weil du sonst keinen Versicherungsschutz hättest.

Wenn du bei deiner Versicherungsanmeldung angibst, dass deine Einkünfte unter der Versicherungsgrenze liegen, bist du verpflichtet, der SVS bekanntzugeben, falls sich das ändern sollte. Sobald du über der Versicherungsgrenze liegst, musst du das Formular „Änderung der Einkommensprognose“ ausfüllen. Wenn du vergisst, dieses Formular auszufüllen und die SVS erst im Nachhinein (durch Übermittlung des Einkommensteuerbescheides vom Finanzamt – ja, das geschieht automatisch!) feststellen kann, dass eine Versicherungspflicht gewesen wäre, schreibt dir die SVS rückwirkend Beiträge vor PLUS einen Beitragszuschlag in Höhe von 9,3 Prozent der Beiträge. Diesen Zuschlag kannst du verhindern, wenn du der SVS das Überschreiten der Versicherungsgrenze spätestens binnen acht Wochen ab Ausstellung des Einkommensteuerbescheides meldest. Wenn du von Anfang an vorhast, die Versicherungsgrenze zu sprengen und mit deiner Selbständigkeit „all in“ gehst, dann fällst du ab deiner Meldung bei der SVS in die Voll-Versicherung. Das heißt, dass du in der Unfall-, Kranken-, Pensionsversicherung versichert bist und auch deine Beiträge zur Selbständigenvorsorge zahlen darfst.

Mindestbeiträge

Mindestbeiträge (Jahr 2023)

• 18,5% von der Beitragsgrundlage für die Pensionsversicherung.
• 6,8% von der Beitragsgrundlage für die Krankenversicherung
• 1,53% von der Beitragsgrundlage für die Selbständigenvorsorge
• € 10,94 (Jahr 2023) monatlicher Fixbetrag für die Unfallversicherung

Nachzahlungen/ Gutschriften bei der SVS

Für die ersten 3 Pflichtversicherungsjahre werden von der SVS die Mindestbeiträge festgesetzt (außer du zahlst aufgrund von Mehrfachversicherung individuell berechnete Beiträge). Bitte beachte, dass auch diese Beiträge nur vorläufige Beiträge sind. Auch die ersten drei Jahre werden, sobald die Einkommensteuerbescheide verfügbar sind, nachverrechnet. Die Unfallversicherung wird nicht nachbemessen – die ist ja ein monatlicher Fixbetrag, der für alle gleich ist. Und auch deine Beiträge zur Selbständigenvorsorge werden nicht nachbemessen.

Wenn du dich in die Berechnung deiner Sozialversicherungsbeiträge noch mehr vertiefen willst, kannst du hier nachlesen.

Böse Überraschungen vermeiden

• Mach deine Buchhaltung immer zeitnah. Am besten bist du mit deiner Jahresbuchhaltung schon im ersten Quartal des Folgejahres fertig!
• Übermittle deine Buchhaltung dann gleich an deine steuerliche Vertretung und lass deine Einkommensteuererklärung machen.
• Besprich deine Erklärung mit deiner Steuerberaterin/ deinem Steuerberater und klärt im gemeinsamen Gespräch folgende Punkte:
• Ob und warum es zu etwaigen Nachzahlungen kommen wird.
• Wann die Einkommensteuererklärung abgegeben wird. Je nach Abgabezeitpunkt kann sich die Nachbemessung der Sozialversicherungsbeiträge um ein ganzes Jahr verschieben. Schau, was für dich und deine Liquidität am besten passt.
• Besprecht, ob die SV-Beiträge angepasst werden sollten, damit du gegebenenfalls schon laufend höhere Beiträge zahlst, um hohe Nachverrechnungen zu verhindern.
• Besprecht, wieviel du vom laufenden Umsatz weglegen musst, damit du dann – wenn ihr die Erklärung einreicht – genug Geld für die Nachverrechnung angespart bzw. zurückgelegt hast.

Du siehst. Die Sozialversicherungsbeiträge müssen kein Schreckgespenst sein, wenn du aufgrund einer ordentlichen Buchhaltung immer zeitnah weißt, wo du mit deinem Gewinn stehst. Ja, die Buchhaltung ist für viele eine unliebsame Pflicht und die Gespräche mit der Steuerberaterin/ dem Steuerberater sind vielen ein Gräuel. Aber hier liegt der Schlüssel zu deinem ruhigen Schlaf! Das böse Erwachen haben andere. Du kannst dich ab heute vorbreiten. Also, ran an die Buchhaltung! Und nach vielen Jahren in der Steuerberatung darf ich dir etwas verraten. Die Menschen, die in Steuerberatungskanzleien arbeiten, sind dazu da, dir zu helfen. Also frag nach, wenn du etwas nicht verstehst. Es liegt nämlich ziemlich sicher nicht daran, dass du das nicht verstehst, sondern daran, dass zu viel Fachchinesisch gesprochen wird. 😉 Und das brauchst du gar nicht verstehen, denn du bist ja keine Steuerberaterin.

Sozialversicherungsbeiträge bei Verlusten

Reine Selbständigkeit ohne andere Einkünfte
Du bist ja grundsätzlich erst dann in der SVS pflichtversichert, wenn du die jährliche Versicherungsgrenze (siehe oben) überschreitest. Dann machst du deine Überschreitungserklärung und zahlst Beiträge. Im Umkehrschluss ist es auch so, dass du, wenn du diese Grenze unterschreitest, einen „Widerruf deiner Überschreitung“ abgeben kannst (nicht musst!). Dann zahlst du ab dem Letzten des Kalendermonats, in dem du deine Überschreitung widerrufen hast, keine Beiträge mehr. Diesen Widerruf machst du auch mit dem Formular „Änderung der Einkommensprognose“ . Achtung: Das heißt aber auch, dass du ab dem Moment keinen Versicherungsschutz mehr hast. Wenn du keine andere Versicherungsmöglichkeit hast, wirst du wohl – trotz unterschreiten der Versicherungsgrenze bzw. Verlust – in der SVS deine Beiträge weiterzahlen.

Selbständigkeit und Einkünfte aus einem Angestelltenverhältnis
Da du über dein Angestelltenverhältnis versichert bist, kannst du in dem Moment, wo du die jährliche Versicherungsgrenze (siehe oben) unterschreitest, deine Überschreitung widerrufen. In dem Fall musst du ja nicht befürchten, dass du keinen Versicherungsschutz hast. In diesem Fall musst du also bei einem Verlust bzw. beim Unterschreiten der Versicherungsgrenze keine Beiträge zahlen. Schau dir aber deine Sozialversicherungssituation in jedem Fall mit einem Profi an. Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen, heißt ja auch immer, in die Pensionsversicherung einzuzahlen. Oder vielleicht gibt es über die Krankenversicherung bei der SVS für dich Vorteile. Schau dir deinen individuellen Fall gut an und lass dir bei der SVS einen persönlichen Termin geben.

Mehrfachversicherung

Ja, genau! In Österreich gibt es die Mehrfachversicherung. Nehmen wir an du bist über dein Angestelltenverhältnis nach dem ASVG (Allgemeines Sozialversicherungsgesetz) versichert und aufgrund deiner selbständigen Tätigkeit nach dem GSVG (Gewerbliches Sozialversicherungsgesetz). Dann wirst du im Regelfall (sobald du die Versicherungsgrenze überschreitest) an beide Sozialversicherungsträger Beiträge zu zahlen haben. Wie viel du zahlst und ob die Mindestbeiträge für dich dann relevant sind, hängt davon ab, wie viel du bereits in deinem Angestelltenverhältnis verdienst. Im Falle der Mehrfachversicherung erkundige dich bitte direkt bei der SVS, wie hoch deine Beiträge sein werden. Die Sozialversicherungsträger stimmen sich untereinander ab, damit du weder zu viel noch zu wenig Beiträge zahlst. Was das in deinem konkreten Fall bedeutet, kann dir nur ein*e Mitarbeiter*in der SVS ganz genau sagen.

So, jetzt bist du, was den Behördendschungel betrifft, einmal gut aufgestellt. Wenn du willst, kannst du dir jetzt noch die Gründungscheckliste holen. Da siehst du alle Gründungsschritte auf einen Blick und kannst nichts vergessen.